Как рассчитываются отпускные

Есть 3 типа отпусков:

• ежегодный оплачиваемый — основной и дополнительный;
• неоплачиваемый (за свой счёт, без сохранения заработной платы); есть разновидности — например, учебный или с последующим увольнением (в некоторых случаях такой отпуск может быть оплачиваемым);
• в связи с рождением ребёнка — по беременности и родам, по уходу за ребёнком.

В этой статье рассказываем только об основном оплачиваемом отпуске на круглогодичной работе.

Сколько отпускных дней в году

Стандартная продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска — 28 календарных дней. В первый год работы в компании воспользоваться им можно только через шесть месяцев, но по договорённости работник может получить оплачиваемый отпуск и раньше.

Отпускные — это средний дневной заработок (СДЗ), помноженный на количество дней отдыха. Нерабочие праздничные дни, которые входят в отпуск, не оплачиваются.

Почему отпускные всегда меньше зарплаты

Средний дневной заработок — база отпускных — считается по календарным дням, поэтому обычно он меньше стоимости одного рабочего дня.

К примеру, оклад составляет 100 000 рублей. Если в месяце 22 рабочих дня, за каждый из них сотрудник получает примерно 4545 рублей. При расчёте СЗД берётся среднемесячное количество дней в году, которое равно 29,3 дня.

При делении 100 000 рублей на 29,3 дня сумма выходит меньше — 3412 рублей.

Так, если в сентябре 22 рабочих дня, а в июне — 21, то один рабочий день в июне стоит дороже, чем в сентябре.

Расчёт отпускных

Для расчёта отпускных используют следующую формулу:

средний дневной заработок (СДЗ) = доход за расчётный период ÷ отработанное время в календарных днях

В сумму дохода за расчётный период (последние 12 месяцев или меньше в случае неполного года работы) входят надбавки и премии за последний год, но в неё не включают другие выплаты: больничные, отпускные, материальную помощь, командировочные и всё, что не предусмотрено системой оплаты труда.

Допустим, доход за последние 12 месяцев составляет 390 000 рублей. Из них 20000 — это командировочные и больничный.

Срок больничного — девять дней в августе. Получается, полностью отработанными считаются 11 месяцев из 12, то есть 322,3 календарного дня (29,3 × 11).

Считаем количество календарных дней, пришедшихся на отработанный период в августе: (31 − 9) ÷ 31 × 29,3 = 20,79.

Отпускные будут начисляться исходя из такого количества дней: 322,3 + 20,79 = 343,09.

(390 000 − 20 000) руб. / 343,09 дня = 1078,43423 руб.

Значит, сумма отпускных за две недели — 15 098,0792 рубля.

Сроки выплаты отпускных

Отпускное пособие нужно выплатить не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. В случае задержки выплаты пособия по вине компании работнику положена денежная компенсация в размере не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ от невыплаченных сумм за каждый день задержки.

Какие налоги надо заплатить

Согласно ТК РФ, если отпуск оплачен работодателем, сумма отпускных облагается налогами. НДФЛ — 13 % для резидентов РФ (15 % — для резидентов с годовым доходом выше 5 млн рублей*) и 30 % для нерезидентов — удерживается в день выплаты отпускных. Крайний срок перечисления налога назначен на последнее число месяца, в котором оплачен отпуск работника.

Кроме того, с отпускных нужно заплатить страховые взносы. Их начисляют за тот же отчётный период, что и отпускные, и переводят в бюджет не позднее 15-го числа следующего месяца. В 2022 году действуют льготы: сроки уплаты страховых взносов за второй и третий кварталы для предпринимателей из ряда отраслей продлены на 12 месяцев.

* В 2021 и 2022 годах действует переходный период: при расчёте НДФЛ учитывается не совокупность налоговых баз, а каждая из них отдельно: заработная плата, доход от долевого участия, выигрыши, доход по операциям с ценными бумагами и т.д. Если по каждой категории не превышен лимит 5 млн рублей, налог рассчитывается по ставке 13 %. С 2024 года база доходов будет единой.

Компенсация за неиспользованный отпуск

Деньги за дни неиспользованного ежегодного отпуска выплачивают в день увольнения работника или, если речь об увольнении не идёт, а количество накопившихся дней превышает 28, по письменному заявлению сотрудника.

Размер компенсации считают так же, как отпускные: доход за последние 12 месяцев делят на фактически отработанное за этот период время, а потом умножают на количество неиспользованных дней отпуска.

При этом важную роль играет стаж: сотрудник получает 28 дней отдыха за каждый год, а срок работы округляют до количества месяцев. Если сотрудник отработал два года и семь с половиной месяцев, его стаж составит два года и восемь месяцев.

Нельзя заменить компенсацией отпуска: беременным женщинам, работникам в возрасте до 18 лет, а также сотрудникам, занятым на вредных работах (кроме случаев увольнения).

Калькулятор отпускных

Хотите быстро сделать расчет отпускных в соответствии со всеми утвержденными правилами? Воспользуйтесь бесплатным онлайн-калькулятором отпускных от сервиса Контур.Бухгалтерия.

После ввода необходимых данных калькулятор рассчитает автоматически сумму к выплате сотруднику, уходящему в отпуск. Расчет выполняется по среднему заработку за 12 предыдущих месяцев. Если в этот период в вашей организации было массовое повышение зарплаты, укажите это и заработок сотрудника за месяцы до повышения проиндексируется, чтобы расчет выполнился по текущему заработку и сотрудник не потерял в деньгах.

Также при заполнении полей можно увидеть подсказки со ссылками на статьи нормативных документов.

Ведите учет в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Простой учет, зарплата и отчетность в одном сервисе

Инструкция по пользованию калькулятора расчета отпускных

Калькулятор рассчитывает отпускные всего за 3 шага.

• Шаг 1. На первом шаге нужно указать данные о периоде отпуска, расчетном периоде и массовых повышениях зарплаты, если они были.
• Шаг 2. На втором шаге указываются фактические начисления сотрудника за расчетный период, по которым выполняется расчет среднего дневного заработка.
• Шаг 3. На 3-м шаге рассчитывается сумма отпускных к выдаче сотруднику с учетом примерной суммы НДФЛ.

Расчет отпускных на видео

Этот калькулятор является частью Контур.Бухгалтерии. У нас ещё много легких и быстрых расчетов для сложных вещей. Вы сможете легко рассчитать зарплату, больничные и отпускные, вести учет сотрудников, начислить зарплатные налоги и взносы, подготовить отчетность по сотрудникам в ПФР, ФСС и ФНС.

Кроме калькулятора отпускных, вы можете воспользоваться другими нашими сервисами

• Калькулятор декретных
• Калькулятор больничного листа
• Счет онлайн

Расчет отпускных

Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. (ст. 114 ТК РФ). Причем некоторым категориям работников к основному отпуску положены дополнительные отпуска.

Средний заработок, сохраняемый работнику на время отпуска, определяется по формуле: Средний дневной заработок = Сумма начисленной з/п за расчетный период / (Кол-во полных месяцев × Среднемесячное число календарных дней (29,3)) Сумма отпускных = Средний дневной заработок × Количество дней отпуска Сумма отпускных будет также зависеть от того, проводилось ли повышение тарифных ставок (окладов) в расчетном периоде или после.

Количество дней отпуска для расчета

Чаще всего отпуска предоставляются в календарных днях. Стандартный оплачиваемый основной отпуск — 28 календарных дней. Причем работник может отгуливать его не сразу, а по частям.

Главное, чтобы хотя бы 2 недели отпуска были отгуляны непрерывно. Некоторым категориям работников положен удлиненный основной отпуск (ст. 115 ТК РФ).

Например, не достигшие 18 лет работники должны отдыхать 31 календарный день, а инвалиды — 30 (ст. 267 ТК РФ, ст. 23 Федерального закона от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ) В трудовом законодательстве предусмотрены также дополнительные отпуска работникам (ст.

116 ТК РФ). Для расчета важно исключить из дней отпуска все нерабочие праздничные дни. То есть все общероссийские праздники, установленные ст. 112 ТК РФ, и праздники, установленные в конкретном регионе законом субъекта РФ (ч.

1 ст. 72 Конституции РФ, ст. 22, 120 ТК РФ, ст. 4 Федерального закона от 26 сентября 1997 г. № 125-ФЗ, п. 2 письма Роструда от 12 сентября 2013 г. № 697-6-1).

При этом выходные дни в расчет по-прежнему включаются. Аналогично с нерабочими днями с сохранением заработной платы — они включаются в расчет, отпуск на них не переносится. Важно!

Нерабочие дни, на которые перенесены праздничные выходные, в расчет включаются. Если выходной совпадает с праздником, то Правительство РФ издает постановление, в котором устанавливает дату, на которую переносится выходной праздничный день. Например, в 2021 году 12 июня выпало на субботу, а выходной с этого дня перенесли на 14 июня.

Если сотрудник будет в отпуске 14 июня, то этот день тоже надо оплатить.

Определение расчетного периода

Кадровые документы, зарплата, отчетность

Справки о доходах и другие документы в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Сервис сам заполнит справку и выведет на печать. Попробовать бесплатно

• Получал оплату в виде среднего заработка (за исключением перерывов для кормления ребенка в соответствии с законодательством). Например, время командировки или оплачиваемого отпуска;
• Находился на больничном или в отпуске по беременности и родам;
• Не работал в связи с простоем не по своей вине;
• Не участвовал в забастовке, но в связи с ней не мог работать;
• Использовал дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
• В других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты. Например, время отпуска за свой счет или отпуска по уходу за ребенком.

Может получиться, что в предшествующих отпуску 12 месяцах вообще не было времени, когда работнику начислялась зарплата за фактически отработанные дни, либо весь этот период состоял из времени, исключаемого из расчетного периода. В этом случае в качестве расчетного периода нужно взять 12 месяцев, предшествующие первым упомянутым 12 месяцам (п. 6 Положения).

Если же у работника не было фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период и до его начала, то в качестве расчетного периода принимаются дни того месяца, в котором работник уходит в отпуск (п. 7 Положения).

В коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть предусмотрены и иные расчетные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников (ст. 139 ТК РФ).

Определение заработка за расчетный период

Расчет отпускных в несколько кликов в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия!

В расчет берутся все начисленные работнику выплаты, которые предусмотрены системой оплаты работодателя, независимо от источников этих выплат (ст. 139 ТК РФ). В пункте 2 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922, имеется открытый перечень подобных выплат.

Нельзя включать в расчет среднего заработка:

• Все выплаты, которые начислены работнику за время, исключаемое из расчетного периода. Они перечислены в п. 5 Положения. Например, средний заработок за дни командировок и в других аналогичных случаях, социальные пособия, выплаты за простой;
• Все выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда. Например, материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха, подарков для детей (п. 3 Положения);
• Премии и вознаграждения, не предусмотренные системой оплаты труда (пп. «н» п. 2 Положения).

Премии (иные вознаграждения), предусмотренные системой оплаты труда, принимаются в расчет с учетом некоторых особенностей, установленных п. 15 Положения.

В веб-сервисе Контур.Бухгалтерия отпускные рассчитываются в несколько кликов:

Расчет среднего дневного заработка

Зная расчетный период и общую сумму заработка за этот период, следует определить средний дневной заработок работника:

Средний дневной заработок = Заработок за расчетный период / (12 × 29,3)

29,3 в формуле соответствует среднемесячному числу календарных дней. Эта формула подходит для полностью отработанного расчетного периода. Причем он считается отработанным полностью, если в каждом его месяце нет исключаемых дней (дней временной нетрудоспособности, командировок, отпусков, простоев и т п.).

Если расчетный период отработан не полностью, применяется формула:

Средний дневной заработок = Заработок за расчетный период / (29,3 × Количество полностью отработанных месяцев в расчетном периоде + Количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах расчетного периода)

Причем для каждого не полностью отработанного месяца нужно применить формулу:

Количество календарных дней в не полностью отработанном месяце = 29,3 / Количество календарных дней месяца × Количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.

Пример

Работник работает в организации с 1 августа 2020 года. 15 июля 2021 г. он уходит в отпуск на 14 календарных дней. В этом случае расчетный период составляет 11 месяцев — с 1 августа по 30 июня. За расчетный период сумма заработка для расчета отпускных составила 600 000 руб.

Повышений окладов за это время в организации не было.

В марте работник 21 календарный день находился в командировке. Оставшихся дней марта — 10 (31 − 21). Соответственно март является неполным месяцем расчетного периода, из которого для расчета отпускных берется только 9,5 дней (29,3 × 10 / 31).

В октябре работник болел 11 календарных дней. Оставшихся дней октября — 20 (31 − 11). Соответственно октябрь также является неполным месяцем, из которого для расчета отпускных берется только 18,9 дней (29,3 × 20 / 31).

Полностью отработанных месяцев в расчетном периоде остается 9 (11 − 2). Соответственно средний дневной заработок работника составит:

600 000 руб. / (29,3 дн. × 9 мес. + 9,5 дн. + 18,9 дн.) = 2 054,09руб.

Работнику необходимо выплатить сумму отпускных 28 757,26 руб. (2 054,09 руб. × 14 дн.).

Сотрудникам, которые получают отпуск в рабочих днях, средний дневной заработок рассчитывается на основе количества рабочих дней по календарю 6-дневной рабочей недели:

Средний дневной заработок = Зарплата, начисленная за расчетный период / Количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели, которые приходятся на отработанное сотрудником время

Если расчетный период вообще не отработан и не было зарплаты непосредственно перед отпуском (например, сотрудница вышла из отпуска по уходу за ребенком или работник был в длительной командировке и сразу уходит в отпуск), то применяется формула (п. 8 Положения):

Средний дневной заработок = Оклад (тарифная ставка) / 29,3

Учет повышений окладов (тарифных ставок)

Расчет отпускных в несколько кликов в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия!

При расчете отпускных нужно применять коэффициент повышения, если оклады (тарифные ставки) были повышены:

• В расчетный период, непосредственно перед отпуском или во время отпуска;
• Повышение произошло в отношении выплат не одного или нескольких работников, а в отношении всей организации, ее филиала или хотя бы структурного подразделения (п. 16 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922). Например, если были повышены оклады все работникам отдела «Бухгалтерия» предприятия, то нужно применять коэффициенты при расчете отпускных всем бухгалтерам предприятия. Если же оклады были повышены только бухгалтерам по зарплате, коэффициент не применяется.

Коэффициент повышения = Новый размер оклада / Старый размер оклада

Если вместе с повышением оклада изменяется структура ежемесячных выплат и надбавок к окладу, то формула будет такая:

Коэффициент повышения = (Новый размер оклада + Новые размеры ежемесячных выплат, надбавок и доплат, зависящих от суммы оклада) / (Старый размер оклада + Старые размеры ежемесячных выплат, надбавок и доплат)

При применении коэффициентов повышения нужно учитывать, что не все выплаты должны корректироваться. Необходимо применять коэффициент только к тем выплатам, которые установлены как фиксированный процент или определенная кратность к окладу (тарифной ставке). Те выплаты, которые установлены в абсолютном размере (не зависящем от оклада, тарифной ставки) либо в виде некой вилки (диапазона) значений процентов или кратности по отношению к окладу (тарифной ставке), повышать для расчета среднего заработка не нужно.

Для быстроты расчета воспользуйтесь нашим онлайн-калькулятором расчета отпускных.

Считайте отпускные в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис подходит для комфортной совместной работы бухгалтера и директора.

Как правильно рассчитать отпускные в 2024 году. Полезная памятка для всех

Отпускные — это денежная выплата, которую работник получает перед уходом в отпуск. Обычно она незначительно отличается от зарплаты, однако не равна ей и рассчитывается иначе. Эксперт «СКБ Контур» по расчету заработной платы, страховых взносов и НДФЛ Вячеслав Шинкарев объяснил РБК Life, что оплачиваются все дни отпуска, в том числе выходные.

Исключение составляют праздничные нерабочие дни, добавил специалист.

«Оплачиваются все дни отпуска, в том числе и те, которые приходятся на выходные дни. Исключение из этого правила — праздничные нерабочие дни, упомянутые в ТК или нормативных актах субъектов РФ. Во всех регионах это будут дни с 1 по 8 января, 23 февраля, 8 марта, 1 и 9 мая, 12 июня, 4 ноября. В каких-то регионах могут быть дополнительные праздничные нерабочие дни.

Упомянутые дни, если приходятся на отпуск, не считаются днями отпуска (они не расходуют ваш запас отпускных дней и не оплачиваются)», — пояснил Шинкарев.

Чтобы рассчитать сумму отпускных, нужно разделить зарплату на 29,3 (среднее число дней в месяце) и умножить на количество дней отпуска. Если сотрудник получает 50 тыс. руб. в месяц и работает без пропусков — больничного или командировок, — в этом случае отпускные за 28 дней составят: 50 000 : 29,3 × 28 = 47 781 (1706 руб. за один день отпуска).

Лишь треть россиян сочли себя успешными в карьере

Shutterstock

Шинкарев также напомнил, что в месяцы с большим количеством праздников и выходных дни стоят дороже. В такие месяцы лучше работать и не брать отпуск, потому что можно потерять в зарплате. «Если не хотите получить маленькие отпускные, берите отпуск в месяцы с максимальным количеством рабочих дней по производственному календарю. В 2024 году самый выгодный отпуск приходится на август (23 рабочих дня), март и октябрь (по 22 дня)», — объяснил эксперт.

Ранее стало известно, что помогает россиянам быстрее освоиться на новой работе. Согласно опросу, оказалось, что самыми важными факторами оказались наставничество, четкие задачи и обратная связь от руководства. При этом больше половины опрошенных заявили о том, что им достаточно недели, чтобы понять свои рабочие обязанности на новом месте.

Как рассчитать отпускные в 2022 и 2024 году: примеры и калькулятор

Автоматизируйте работу с сотрудниками, сдавайте отчеты и ведите учет в Контур.Бухгалтерии без авралов и рутины.

Когда сотрудник может взять отпуск

В общем случае сотруднику на трудовом договоре положены 28 дней оплачиваемого отпуска в году (гл. 19 ТК РФ). Их можно разбить на части или взять целиком.

Если сотрудник работает в штате год и больше, отпуск можно взять в любое время. После трудоустройства на новое место уйти в первый отпуск можно через полгода постоянной работы. Получить отпуск раньше полугода можно по договоренности с работодателем.

А вот откладывать отпуск больше двух лет нельзя, это грубо нарушает правила организации труда. Выдать отпускные вместо очередного отпуска тоже не получится.

Некоторым работникам положены дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска (ст. 116 ТК РФ):

• при ненормированном рабочем дне;
• при опасных и вредных производствах;
• при работах особого характера;
• при работе на территориях Крайнего Севера и других районах, где установлены процентные надбавки к заработной плате.

Дополнительный отпуск отличается от обычного тем, что из дней, которые на него отводятся, исключаются праздники и нерабочие дни.

Порядок расчета отпускных

Отпускные — это выплаты сотруднику перед отдыхом, они начисляются как средний заработок за дни отпуска. Другая ситуация — выплата отпускных перед увольнением за неиспользованные дни отпуска.

Чтобы рассчитать отпускные, нужно выполнить несколько действий, перечислим их по порядку.

Определить состав выплат работнику в расчетном периоде

Прежде всего нужно рассчитать средний заработок. Для этого учитываются все виды выплат у работодателя (п. 2 постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922):

• зарплата, начисленная по тарифам или окладу за отработанное время;
• сдельная зарплата;
• зарплата в процентах от выручки компании или комиссионное вознаграждение;
• зарплата в неденежной форме и пр.;
• премии, выплаченные за труд, в том числе премия по итогам квартала или года, за выслугу лет (особенности по премиям перечислены в п. 15 Постановления № 922).

Виды выплат, по которым рассчитывается средний заработок, должны быть перечислены во внутренних документах компании и начислены за труд. Не входят в совокупный заработок больничные или декретное пособие, материальная помощь, возмещение за обеды и командировочные.

Легко отчитывайтесь за сотрудников

Отчеты за сотрудников, по бухгалтерскому и налоговому учету, в Росстат. Онлайн-бухгалетрия сама заполнит отчетность по данным учета.

Определить расчетный период

Для вычисления среднего заработка берется расчетный период — 12 календарных месяцев перед месяцем отпуска. Здесь месяц — это период с 1 по 30 или 31 число (или 28 / 29 в феврале). Например, сотрудник берет отпуск в апреле 2024, тогда расчетный период — это промежуток с 1 апреля 2022 по 31 марта 2024.

Во внутренних документах компании можно предложить другие периоды для расчета среднего заработка, если это не нарушает прав работников и не ухудшает их положения (ст. 139 ТК РФ). Но тогда придется рассчитывать средний заработок дважды: исходя из 12 месяцев и по внутренним правилам организации.

Суммы сравнивают и берут ту, которая окажется больше.

Из расчетного периода исключают некоторые промежутки и деньги, начисленные в это время:

• пребывание на больничном или в отпуске по беременности и родам;
• простой по вине компании или по причинам, которые не вызваны виной работодателя или работника;
• забастовка, в которой работник не участвовал, но не мог из-за нее трудиться;
• оплачиваемые выходные, которые работник получал дополнительно для ухода за детьми-инвалидами или взрослыми инвалидами с детства;
• другие случаи освобождения от работы с сохранением или без сохранения зарплаты согласно законам РФ.

Строго говоря, в расчет среднего заработка идут только те дни или часы, когда сотрудник находился на работе согласно графику и выполнял свои обязанности.

В некоторых случаях у работника за все предшествующие отпуску 12 месяцев нет отработанных дней и начисленной зарплаты. Тогда средний заработок определяют исходя из заработка, который начислен за 12 месяцев предшествующего периода (п. 5 Положения №922).

Расчет среднего дневного заработка и отпускных

Теперь, когда известен период для расчета и выплаченные суммы, надо рассчитать средний дневной заработок. Если в расчетный период сотрудник не был на больничном и не брал отгулы, то формула для расчета простая. В ней используется значение 29,3 — это среднее количество дней в месяце:

Среднедневной заработок = Совокупный доход / 12 × 29,3

Если же в расчетном периоде были исключаемые дни и часы или сотрудник работал меньше года, тогда формула для расчета меняется. Сначала нужно определить, какие месяцы сотрудник отработал целиком и посчитать количество дней в них:

Дни в полных месяцах = Количество месяцев × 29,3

После этого рассчитывают, сколько рабочих дней в каждом месяце, отработанном не целиком. Не нужно считать отдельные дни по календарю, вместо этого применяют формулу:

Отработанные дни в месяце = (Календарные дни в месяце — Исключенные дни) × 29,3 / Календарные дни месяца

Затем складывают все суммы и получают количество отработанных дней в расчетном периоде. Теперь можно вычислить средний дневной заработок по формуле:

Среднедневной заработок = Сумма выплат в расчетном периоде / Календарные отработанные дни в расчетном периоде

Кадровые документы, зарплата, отчетность

Справки о доходах и другие документы в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Сервис сам заполнит справку и выведет на печать.

Сроки выплаты отпускных, НДФЛ и взносов

Отпускные сотруднику нужно перечислить, минимум, за три календарных дня до отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Скажем, если сотрудник идет в отпуск с понедельника, то деньги нужно выплатить не позднее предшествующего четверга.

Если такой день приходится на выходной или праздник, деньги нужно перевести в ближайший предшествующий рабочий день. А вообще, отпускные можно выплатить и еще раньше (письме Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).

При начислении с отпускных нужно удержать НДФЛ: для резидентов 13%, для нерезидентов 30%. С 2024 года перечислять налог нужно на единый налоговый счет. 28 числа текущего месяца перечисляем НДФЛ с выплат, которые делали с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего.

25 числа текущего месяца подаем уведомление об исчисленных суммах НДФЛ, чтобы налоговая знала, какую сумму распределить с ЕНС в пользу этого налога.

Отпускные — часть заработка, поэтому они облагаются страховыми взносами. В 2024 году действует единый тариф для уплаты взносов в СФР:

• 30% платим в рамках предельной базы, которая в 2024 году составляет 1,92 млн рублей с начала года;
• 15,1% платим после превышения предельной базы;
• взносы на травматизм зависят от установленного для компании тарифа — 0,2-8,5%.

Если не перечислять отпускные вовремя, возможны штрафы (ч. 1, 4 ст. 5.27 КоАП РФ):

• для компании — 30-50 тыс. рублей в первый раз и 50-70 тыс. рублей при повторном опоздании;
• для ИП — 1-5 тыс. рублей в первый раз и 10-20 тыс. рублей при повторном нарушении;
• для должностных лиц — 1-5 тыс. рублей в первый раз и 10-20 тыс. рублей или дисквалификация на 1-3 года при повторном нарушении.

Расчет отпускных в 2022 и 2024 году: примеры

Пример 1. Отпускные за целиком отработанные месяцы. Веб-дизайнер Андрей работает в ООО «Факел», в 2022 году он получил 600 000 рублей — по 50 000 рублей ежемесячно. В январе–феврале 2024 года Андрей получил 120 000 рублей.

Он берет отпуск с 13 по 24 марта 2024 года — на 12 дней.

Расчетный период — с 1 марта 2022 по 30 апреля 2024 года. В этот период Андрей не брал больничные или отгулы.

Совокупный заработок = 50 000 × 10 + 120 000 = 620 000 рублей.

Среднедневной заработок = 620 000 / (12 × 29,3) = 1 763 рублей 36 копеек.

Отпускные = 1 736,36 × 12 = 21 160,40 рублей.

НДФЛ с отпускных 13% = 2 750,85 рублей.

На карту Андрей получил 21 160,40 — 2 750,85 = 18 409,55 рублей.

Пример 2. Отпускные за не полностью отработанные месяцы. Лепщица пельменей Анна работала в ООО «Мясоед» расчетный период в 8,5 месяцев — с 19 июня 2022 года по 28 февраля 2024. Ее заработок за этот период составил 300 000 рублей. Анна собирается в отпуск на 5 дней — с 20 по 24 марта 2024 года.

При этом в ноябре она была на больничном 8 дней.

Сначала определим количество дней в месяцах, отработанных полностью: 29,3 × 7 = 205,1 дней.

Определим количество дней в месяцах, отработанных не целиком:

• в июне: (30 — 18) × 29,3 / 30 = 11,72 дней;
• в ноябре: (30 — 8) × 29,3 / 30 = 21,49 дней.

Суммируем количество дней: 205,1 + 11,72 + 21,49 = 238,31 дней.

Среднедневной заработок = 300 000 / 238,31 = 1 258,86 рублей.

Отпускные = 1 258,86 × 5 = 6 294,32 рублей.

НДФЛ с отпускных — 818,26 рублей, на руки Анна получает 5 476,05 рублей.

Легко сдавайте ЕФС‑1 и другие отчеты

В Контур.Бухгалтерии вы можете автоматически сформировать электронный ЕФС-1 и быстро его отправить, если до этого вели учет по сотрудникам в системе.

Пример 3. Отпускные на праздники. Если сотрудник берет отпуск на праздники — скажем, майские или новогодние — они не включаются в число дней отпуска и не оплачиваются (ст. 120 ТК РФ), зато отдых работника продлевается. Но выходные и праздники, которые чиновники перенесли на другие даты, в отпуск включаются и оплачиваются (ст.

112 ТК РФ).

Тестировщик Никита работает в ООО «Воксель» 7 месяцев, за этот период он получил 500 000 рублей, не брал больничные и отгулы. Он идет в отпуск со 2 по 11 мая 2024 — на 10 дней. В расчет не включается 9 мая, так что отпускные рассчитают за 9 дней, зато отпуск продлевается на 1 день, так что Никита будет отдыхать еще и 12 мая, а на работу выйдет после выходных 15 мая.

А вот 8 мая оплачивается, потому что на этот день перенесен более ранний праздник.

Количество дней в месяцах, отработанных полностью: 29,3 × 7 = 205,1 дней.

Среднедневной заработок = 500 000 / 205,1 = 2 437 рублей 83 копейки.

Размер отпускных = 2 437,83 × 9 = 21 940,51 рублей.

С отпускных был удержан НДФЛ 13% = 2 852,26 рублей.

На руки Никита получит 14 334,46 — 1 863 = 19 088,24 рублей.

Калькулятор расчета отпускных

Наш онлайн-калькулятор поможет рассчитать отпускные, учтет отгулы и больничные, повышение или понижение оклада. Калькулятор бесплатный, работает без регистрации. Пользоваться им легко:

1. Обозначьте вид и период отпуска, расчетный период, периоды исключения и изменения оклада, если они были — во вкладке «Исходные данные».
2. Укажите ежемесячные начисления в расчетном периоде — во вкладке «Сводная таблица».
3. Калькулятор рассчитает сумму отпускных и приблизительную сумму НДФЛ. Чтобы сделать точный расчет НДФЛ, нужно знать вычеты и начисления.

Кроме калькулятора отпускных, у нас есть другие калькуляторы — компенсации за неиспользованный отпуск, больничных, декретных, пеней, НДС, страховых взносов ИП. Они есть в свободном доступе, а еще встроены в веб-сервис Контур.Бухгалтерия. В сервисе удобно вести учет, платить налоги и зарплату, отчитываться через интернет.

Итак, для расчета отпуска важно определить, какие выплаты включаем в расчет и за какой период рассчитываем среднедневной заработок. Затем рассчитывается средний заработок за день и на его основе — отпускные, в зависимости от продолжительности отпуска. Не забудьте удержать НДФЛ и начислить взносы.

Делать все это автоматически удобно в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия.

Веб‑сервис для малого бизнеса

Автоматизируйте работу с сотрудниками, сдавайте отчеты и ведите учет в Контур.Бухгалтерии без авралов и рутины.

Расчет отпускных: правила и особенности в 2024 году

Ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются в соответствии с графиком отпусков. Этот локальный нормативный акт обязателен для всех работодателей, кроме ИП. Компании должны были утвердить его не позднее чем за две недели до окончания 2022 года.

Утверждается график приказом руководителя.

Сотрудников следует ознакомить с графиком отпусков. И хотя формат ознакомления законодательно не закреплен, работодатель может самостоятельно установить наиболее подходящий для него вариант. Например, это может быть специальный журнал.

Лучше сразу предусмотреть в нем графу, где работники ставят отметку об ознакомлении с документом.

Нередко в компаниях складывается практика, когда график отпусков ведется формально — только для того, чтобы не оштрафовала ГИТ. Однако при его наличии и при внесении в него необходимых изменений обеим сторонам трудовых отношений проще решать вопросы, связанные с предоставлением отпусков. Кроме того, график отпусков позволяет эффективнее планировать деятельность компании.

В Письме Роструда от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1 отмечается, что в график отпусков вносятся все работники, состоящие с организацией в трудовых отношениях на день утверждения графика, в том числе работники, с которыми в течение рабочего года будут расторгнуты трудовые договоры.

Спорным остается вопрос о том, нужно ли включать в график отпусков внешних совместителей. Некоторые эксперты придерживаются мнения, что нужно, хотя ст. 286 ТК РФ говорит о том, что внешним совместителям ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. При этом ст.

123 ТК РФ не уточняет, каких именно работников включать в график отпусков, а каких не включать.

• Семь основных правил для расчета отпускных
• Как рассчитать отпускные в 2024 году
• Индексация отпускных
• Начисление отпускных с учетом больничных в расчетном периоде
• Нестандартные ситуации, связанные с оформлением отпуска в 2024 году
• Калькулятор отпускных — 2024

Семь основных правил для расчета отпускных

Правила определены в Трудовом кодексе, но есть спорные моменты, разъяснения по которым дает в своих письмах Роструд. Также полезна и судебная практика рассмотрения трудовых споров.

Оплачиваемый отпуск предоставляется работнику ежегодно

Согласно ст. 122 ТК РФ право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у работодателя. До этого срока отпуск может быть предоставлен по соглашению сторон.

Однако есть категории работников, которым оплачиваемый отпуск должен предоставляться до истечения шести месяцев работы — по заявлению работника. К ним относятся женщины — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него; работники в возрасте до 18 лет; работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3-х месяцев.

Отпуск за второй и последующие годы работы предоставляется в любое время рабочего года в соответствии с графиком.

Продолжительность основного оплачиваемого отпуска — 28 календарных дней

Отдельным категориям работников отпуск предоставляется в рабочих днях — тем, кто принят по срочному трудовому договору, или работникам, занятым на сезонных работах.

Так, в ст. 291 ТК РФ уточняется, что работникам, заключившим трудовой договор на срок до 2-х месяцев, предоставляются оплачиваемые отпуска из расчета два рабочих дня за месяц работы. Что касается сезонных работников, то им отпуска предоставляются аналогичным образом — из расчета два рабочих дня за каждый месяц работы (например, если сотрудник работает три месяца, то он может рассчитывать на шесть рабочих дней отпуска).

Некоторые работники имеют право на отпуск в удобное для них время

Согласно ст. 123 ТК РФ, о времени начала отпуска работник должен быть извещен под подпись не позднее чем за две недели до его начала. Однако есть категории работников, которым ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.

Так, например, по желанию мужа ежегодный отпуск предоставляется ему в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, при этом не имеет значения время его непрерывной работы у работодателя.

Право взять отпуск в удобное для себя время имеют следующие категории работников:

• работники в возрасте до 18 лет;
• женщины перед началом отпуска по беременности и родам (на основании справки о беременности или больничного листа);
• женщины после окончания отпуска по уходу за ребенком;
• женщины, имеющие 2-х и более детей в возрасте до 12 лет (на основании свидетельства о рождении);
• работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3-х месяцев, в период усыновления (на основании решения суда об усыновлении ребенка);
• одинокие мужчины, имеющие 2-х и более детей в возрасте до 12 лет;
• работники-совместители (на основании справки с основного места работы об очередности ежегодного основного оплачиваемого отпуска).

Федеральный закон от 11.10.2018 № 360-ФЗ дополнил Трудовой кодекс ст. 262.2. Она предоставляет преимущество по отпускам работникам с тремя и более детьми в возрасте до 14 лет.

Таким работникам ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.

Однако это не значит, что право уйти в отпуск в любое время распространяется и на те случаи, когда многодетный родитель отработал менее шести месяцев. По этому вопросу Минтруд выпустил Письмо от 20.11.2018 № 14-2/ООГ-9211. Ведомство указало на то, что помимо Федерального закона от 11.10.2018 № 360-ФЗ продолжает действовать ст. 122 ТК РФ, согласно которой право на использование отпуска за первый год работы возникает только по истечении шести месяцев непрерывной работы в компании.

Из этого следует, что многодетные родители не имеют каких-либо «льгот» для получения отпуска. Это возможно лишь по соглашению сторон.

Помимо основного есть удлиненный и дополнительный ежегодные оплачиваемые отпуска

Согласно Постановлению Правительства РФ от 12.08.94 № 949 у научных учреждений, финансируемых из федерального бюджета, есть право устанавливать ежегодный оплачиваемый отпуск научным работникам, имеющим ученую степень доктора наук, продолжительностью 48 рабочих дней, а кандидатам наук — продолжительностью 36 рабочих дней.

В ст. 334 ТК РФ закреплено право педагогических работников на ежегодный основной удлиненный оплачиваемый отпуск.

В отличие от удлиненного отпуска дополнительный отпуск идет как плюс к основному. На него могут рассчитывать те, кто указан в ст. 116 ТК РФ:

• занятые на работах с вредными или опасными условиями труда;
• имеющие особый характер работы;
• с ненормированным рабочим днем;
• работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Порядок и условия предоставления дополнительных отпусков устанавливаются коллективными договорами или локальными нормативными актами.

Нерабочие праздничные дни в число календарных дней отпуска не включаются

Согласно ст. 120 ТК РФ, нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.

Нередко праздничные дни переносят, потому что они выпадают на выходные. Как рассчитывать отпуск в этом случае? Нужно исходить из того, что в период отпуска не входят только официальные праздничные дни, перечисленные в ст.

112 ТК РФ. Это всегда одни и те же дни.

Не все периоды включаются в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:

• время отсутствия работника на работе без уважительных причин;
• время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

В ст. 121 ТК РФ есть уточнение относительно работников, связанных с вредными и опасными условиями труда: в стаж их работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время.

Отпуска не сгорают

Если в компании на протяжении нескольких лет работникам по каким-то причинам не предоставлялись отпуска, это значит, что работодатель хронически нарушал трудовое законодательство. При увольнении этих работников он обязан выплатить им компенсацию за все неиспользованные отпуска (ст. 127 ТК РФ).

О сохранении права на использование всех полагающихся ежегодных оплачиваемых отпусков напоминает и Письмо Роструда от 08.06.2007 № 1921-6:

Ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды могут предоставляться либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между работником и работодателем.

О несгораемости отпусков говорится в Постановлении Конституционного Суда РФ от 25.10.2018 № 38-П. Суд пришел к заключению, что при увольнении работодатель обязан компенсировать сотруднику все отпуска, которыми он не воспользовался за время работы.

Нередко суды опираются на Конвенцию МОТ № 132, где говорится о том, что остаток отпуска нужно использовать не позднее 18 месяцев после окончания года, за который этот отпуск предоставляется. Однако КС не считает этот срок ограничителем и не относит лимит в 18 месяцев к уволенным работникам. Поэтому даже если прошло 5 лет с момента, когда последний раз был использован отпуск, то за весь период неиспользования работодателю придется оплатить, когда работник уведомит его об увольнении.

Как рассчитать отпускные в 2024 году

Прежде всего нужно исходить из того, что за расчетный период для исчисления среднего заработка берутся 12 месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата (ст. 139 ТК РФ). При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале — по 28-е (29-е) число включительно).

Таким образом, если сотрудник идет в отпуск в июне 2024 года, то расчетный период — с 1 июня 2022 года по 31 мая 2024 года.

Коллективный договор или другой локальный нормативный акт может предусматривать иной период расчета, но при условии, что расчет за этот период не ухудшает положение работников по сравнению с расчетом за период 12 месяцев.

Сумма выплат работнику зависит от его заработка и количества отработанных дней. Формула, по которой производится расчет отпускных, такая:

Отпускные = Средний дневной заработок * Количество календарных дней отпуска

Более детально расчет расписан в Постановлении Правительства РФ от 24.12.2007 № 922. В расчет среднего заработка входят все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые работодателем и предусмотренные трудовым договором, коллективным договором, локальными нормативными актами — все надбавки, доплаты и премии.

В Постановлении № 922 описываются редкие случаи расчета отпускных. Например, что делать, если в 12 предыдущих месяцах нет заработка? Можно взять еще более ранний период, предшествующий 12 месяцам, равный такому же по продолжительности периоду.

Так, если сотрудница вышла из декретного отпуска и хочет уйти в очередной основной отпуск, то для расчета можно взять 12 месяцев, которые были до декретного отпуска.

Рассчитывайте отпускные автоматически и без ошибок

Среднемесячное число календарных дней составляет 29,3. Это число используется для расчета, если месяц отработан полностью. Если месяц отработан не полностью, среднемесячное число календарных дней рассчитывается по формуле:

Среднемесячное число календарных дней = Количество календарных дней, приходящихся на отработанное время * 29,3 / Количество календарных дней месяца

Итак, мы берем для расчета 12 месяцев. Нужно из этого расчетного периода исключить периоды и начисленные за эти периоды суммы. Они указаны в п. 5 Постановления № 922:

• за работником сохранялся средний заработок, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством РФ;
• работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
• работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
• работник не участвовал в забастовке, но в связи с забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;
• работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
• работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением зарплаты или без оплаты в соответствии с законодательством РФ.

Формула для расчета среднего дневного заработка

Средний дневной заработок = Доходы за расчетный период / (Кол-во полных месяцев * Среднемесячное число календарных дней (29,3))

При выплате отпускных необходимо удержать и перечислить НДФЛ.

Выплата производится не позднее чем за три дня до начала отпуска.

Индексация отпускных

Как действовать в ситуации, если в расчетном периоде зарплата менялась, то есть происходило ее повышение?

Прежде всего нужно обратиться к п. 16 Постановления № 922, в котором прописан порядок индексации отпускных. Он зависит от того, в какой момент произошло повышение окладов (тарифных ставок). Так, в частности, следует учесть, что при расчете среднего заработка нужно проиндексировать выплаты, которые учитываются при определении среднего заработка и которые начислены в расчетном периоде за предшествующие повышению месяцы.

В Письме Минтруда от 12.05.2016 № 14-1/B-447 утоняется, что в расчет следует включать выплаты (тарифные ставки, оклады (должностные оклады), денежное вознаграждение) в месяце их последнего повышения и соотносить их с тарифными ставками (должностными окладами), установленными в каждом месяце расчетного периода.

Пример

Сотруднику с 1 по 28 февраля предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск. В предыдущем году его оклад составлял 29 000 руб. Но с января его подняли до 31 000 руб.

Все дни в течение предшествующего отпуску периода (12 месяцев) отработаны полностью.

В данном случае расчетный период будет с 1 февраля предыдущего года по 31 января текущего года. Если в расчетном периоде в компании было повышение оклада, то тогда нужно определить коэффициент индексации. Для этого нужно новый оклад разделить на старый:

31 000 руб. / 29 000 руб. = 1,0689655

Коэффициент индексации следует применить к зарплате, начисленной в феврале-декабре. Месяц повышения оклада — январь. Соответственно, все выплаты, начиная с февраля по декабрь (11 месяцев), нужно проиндексировать. С февраля по декабрь предыдущего года следует брать для расчета 29 000 руб., а в январе учитывать новую сумму — 31 000 руб.:

(29 000 руб. * 1,0689655 * 11 мес.) + (31 000) = 371 999,99 руб.

Далее определяется среднедневной заработок:

371 999,99 руб. / (12 мес. * 29,3) = 1 058,02 руб.

На заключительном этапе рассчитается сумма отпускных:

1 058,02 руб. * 28 = 29 624,57 руб.

Обратите внимание, что индексация производится в том случае, если повышаются оклады всем без исключения работникам либо целому структурному подразделению или целому отделу. Если повышение оклада коснулось индивидуально конкретного работника, то это не значит, что вы должны проиндексировать ему отпускные.

При всеобщей индексации зарплаты средний заработок каждого работника за расчетный период индексируется:

• на коэффициент повышения его оклада (тарифной ставки);
• на сводный коэффициент повышения.

В п. 16 Постановления № 922 говорится, что в случае с премиями, которые установлены в диапазоне значений или в абсолютном размере, доплаты и надбавки корректировать не нужно.

Начисление отпускных с учетом больничных в расчетном периоде

Допустим, работник уходит в отпуск с 1 по 28 июля. Его ежемесячный оклад составляет 20 000 руб. При этом с 16 по 22 мая он был на больничном. В мае за отработанные дни ему начислили 16 500 руб.

Как рассчитать отпускные?

Прежде всего следует определить расчетный период. В данном случае он будет с 1 июля предыдущего года по 30 июня текущего года.

20 000 — это зарплата, которая установлена работнику трудовым договором. 11 месяцев, полностью отработанных, включаются в расчет. В май включаются только выплаты за фактически отработанное время.

(20 000 руб. * 11 мес.) + 16 500 руб. = 236 500 руб.

Количество дней определяется расчетным путем. В полностью отработанных месяцах используется константа 29,3 — это среднемесячное количество календарных дней.

Количество дней, которые включаются в расчет, но были отработаны не полностью, определяется расчетным путем. Для этого 29,3 нужно разделить на количество календарных дней в месяце, который не был отработан полностью (в мае 31 день), и умножить на количество дней, которые остались:

(29,3 / 31 * 24) + (11 * 29,3) = 22,68 + 322,3 = 344,98

Далее 236 500 руб. * 344,98 = 685,55 руб.

Полученную сумму умножаем на количество дней отпуска:

685,55 руб. * 28 дней = 19 195,32 руб.