Вы опоздали на работу. Работодатель запросил объяснительную. Что лучше: проигнорировать требования босса или подробно изложить причины проступка? Ответ может стоить дисциплинарного взыскания.
Поэтому разбираемся, надо ли писать объяснительные записки.
- Что такое объяснительная записка
- Юридическое значение объяснительной
- Психологическое значение объяснительной
- Процедура привлечения к ответственности
- Структура объяснительной
- Как грамотно написать объяснительную записку
- Особенности отдельных объяснительных
- Технический сбой
- Невыполнение плана
- Производственная травма
Что такое объяснительная записка
Объяснительная записка — это письменный рассказ работника работодателю о каком-либо факте. Работник раскрывает причины отсутствия на работе, опозданий и иных нарушений дисциплины труда, невыполнения рабочих нормативов. Упоминание о письменном объяснении есть в Трудовом кодексе РФ.
По видам записки условно можно разделить на:
- Описательную. Здесь работник описывает конкретную ситуацию, действия других сотрудников. Это напоминает показания свидетеля, которые работодатель учитывает при изучении какого-то инцидента.
- Оправдательную. Здесь работник описывает свои действия и бездействие, раскрывает их причины.
Устали после тяжелого рабочего дня? Подарите себе эмоции и сходите по магазинам! А с помощью карты «Халва» покупки будут особенно выгодными.
Карта «Халва» — универсальный финансовый инструмент. Используйте свои средства, получайте кешбэк с покупок до 10% и доход на остаток собственных средств по карте до 15%, а также открывайте вклады под выгодный процент. Вы можете взять заемные средства и потратить их на покупки в рассрочку до 24 месяцев.
Оформите Халву в пару кликов, и курьер привезет ее вам!
Юридическое значение объяснительной
Объяснительная в юридическом смысле — это палочка-выручалочка работника. С ее помощью он может рассказать своему боссу, почему нарушил трудовую дисциплину. Если объяснения будут подкреплены доказательствами, то работник может избежать дисциплинарного взыскания, вплоть до увольнения «по статье».
Если работник не хочет писать объяснительную в течение двух рабочих дней с момента уведомления работодателя, об этом составляют акт.
Важно! Отказ от написания объяснительной записки не влияет на дисциплинарное взыскание: то есть работодатель может объявить замечание, выговор или даже уволить работника. При этом отсутствие или наличие объяснений никак не влияет на решение работодателя.
Объяснительная может спасти от увольнения за прогул.
Валерий ехал на работу. На одной из остановок он увидел женщину, которой было плохо. Он отвез ее в больницу на другой конец города, из-за чего опоздал на работу больше чем на 4 часа.
Если работник отсутствует на работе столько времени без уважительной причины, фиксируют прогул.
Работодатель потребовал сотрудника объяснить ситуацию. Валерий все рассказал, а к объяснениям приложил справку из больницы. Работодатель решил не наказывать Валерия, так как он отсутствовал по уважительной причине.
Объяснительная записка — инструмент защиты против произвола работодателя. К примеру, работник опоздал на работу по уважительным причинам. Но работодатель все равно объявил ему замечание.
Работник, имея на руках объяснительную, может оспорить действия работодателя в суде, в Комиссии по трудовым спорам или подать жалобу в Федеральную инспекцию труда, прокуратуру.
Если же работник не предоставит объяснения, то велик риск, что действия работодателя суд признает законными.
Психологическое значение объяснительной
Отсутствие объяснительной многие работодатели расценивают негативно. Так работник показывает, что игнорирует правила, а также не хочет сгладить конфликт.
Если же работник в объяснительной записке признал вину в невыполнении должностных обязанностей, пообещал работодателю не повторять подобных нарушений и извинился за содеянное, то больше шансов на мягкую реакцию начальства.
Например, вместо выговора или увольнения работодатель объявит работнику замечание или вовсе ограничится устным неформальным предупреждением.
При этом нужно помнить, что работник вправе не писать объяснительную записку. Подготовка документа — это право, а не обязанность сотрудника. И иногда более правильным решением может быть игнорирование требования работодателя.
Процедура привлечения к ответственности
В отличие от работника работодатель обязан запросить объяснения у работника. Чтобы избежать риск последующего обжалования, лучше сделать это в письменном виде.
Для начала работодатель фиксирует нарушение. Для этого он составляет акт, где подробно описывает обстоятельства того или иного события, например, опоздания работника. С актом о нарушении трудовой дисциплины работодатель обязан знакомить работника под роспись.
Уже потом работодатель предлагает объяснить сложившуюся ситуацию, вручив уведомление работнику лично или направив всеми доступными способами: почтой, e-mail, смс, мессенджерами. Так работодатель покажет свою добросовестность.
Срок на дачу объяснений — минимум два рабочих дня. Дата отправки уведомления не входит в этот срок, надо считать со следующего рабочего дня. Например, если работник уходит в отпуск на следующий день, то он может спокойно его отгулять, а уже потом составить объяснительную.
Если работник не хочет писать объяснения, работодатель фиксирует отказ от дачи объяснений в специальном акте, с которым знакомит работника.
После получения объяснений работодатель решает, привлекать ли работника к дисциплинарной ответственности. Срок на взыскание — месяц со дня обнаружения проступка (6 месяцев, если это неисполнение обязанностей по борьбе с коррупцией и 2 года, если нарушение выявили по результатам ревизии). При этом отпускные и больничные дни работника не входят в данный промежуток времени.
За один проступок работодатель применяет одно взыскание.
Среди работодателей есть расхожее мнение, что можно накопить объяснительные записки и акты о нарушениях, а потом показать их работнику, чтобы убедить уволиться или уволить самому. Однако закон так не работает: если за месяц работодатель не применил взыскание, то даже если работник будет трижды виноват, наказать его не получится. Момент упущен.
Структура объяснительной
К объяснительной закон не предъявляет никаких требований. При этом в локальном нормативном акте работодателя может быть типовой бланк объяснительной. Если его нет, составляйте объяснительную сами. Включайте туда следующие реквизиты:
Здесь укажите наименование организации или ОГРНИП и адрес.
Напишите, от кого будет объяснительная: ФИО, должность и структурное подразделение. Также укажите контактные данные для связи.
Изложите обстоятельства случившегося, когда, что и где произошло по вашей версии. Опишите свои действия, а также последствия от них.
Опишите причины, по которым вы совершили нарушение трудовой дисциплины и почему вы считаете себя невиновным.
Это необязательная часть, но на практике работники просят не применять к ним дисциплинарное взыскание.
Зафиксируйте название обращения – «объяснительная». Также укажите дату и место составления документа. Если есть реквизиты акта о нарушении трудовой дисциплины, укажите их как причину составления объяснительной.
В конце поставьте подпись и впишите ее расшифровку.
Обычно сюда входят справки, заключения и прочие доказательства, подтверждающие невиновность работника. Для удобства работодателя постарайтесь сослаться на эти документы в тексте, чтобы он понимал, почему вы их приложили.
Как грамотно написать объяснительную записку
Составляйте объяснительные с учетом рекомендаций:
Длинные лирические отступления не интересуют работодателя. Излагайте суть и причины произошедшего и просите не применять к вам взыскания. Помните о негласном правиле: «Руководитель не хочет читать больше одной страницы текста».
- Не надо упоминать иные компрометирующие ситуации
Например, не стоит рассказывать о чем-то не сделанном или упоминать, что собирались в бар. Такие упоминания могут выставить работника не в лучшем свете, а еще стать поводом для отдельного разбирательства.
Не стоит винить в случившемся коллег. Если виноваты, возьмите на себя ответственность. Работодатель применит взыскание, но оценит вашу объективность.
Постарайтесь оформить объяснительную грамотно. Если допустили ошибку, не исправляйте ее в текущем тексте. Лучше перепишите его.
Руководитель вряд ли оценит исчерканную объяснительную записку.
Если ссылаетесь на какой-то факт, старайтесь его подтвердить. Доказательством не обязательно должен быть документ. Это могут быть и пояснения свидетелей, фото и видеоматериалы.
- Не указывайте заведомо неуважительные причины
Если вы ходили по личным делам, не стоит об этом писать. Так вы поставите себя в заведомо проигрышное положение и вызовете недовольство работодателя. Лучше признайте в объяснительной факт отсутствия на рабочем месте «по личным обстоятельствам» и пообещайте, что в будущем это не повторится.
Удержание из заработной платы сотрудника: как правильно оформить
Особенности отдельных объяснительных
Есть примеры объяснительных для типовых ситуаций, по которым существуют свои рекомендации.
Технический сбой
Если произошел технический сбой, опишите его подробно: когда и как подвела техника. Также можно запросить подтверждение сбоя компьютера или программы у IT-специалиста организации.
Если причина ошибок — плохая работа программ, то это повод освободить вас от ответственности.
Причем работодатель, скорее всего, войдет в положение, если после сбоя программы вам что-то пришлось делать вручную, например, считать отпускные.
Невыполнение плана
Здесь лучше занимать проактивную позицию и предупреждать работодателя заранее: например, если коллега уволился и вы получили часть его задач на время поиска нового сотрудника, то сразу предупредите работодателя о сложностях при выполнении собственного плана.
Если не сделали этого заранее, то данное обстоятельство стоит изложить в объяснительной.
А вообще, если такая ситуация происходит, работник не должен исполнять чужие обязанности. Он выполняет только то, что есть в его трудовом договоре и должностной инструкции.
Вам удается сохранять часть зарплаты каждый месяц? Вы можете открыть вклад в Совкомбанке и разместить деньги под выгодный процент.
Заставьте свои сбережения работать и приносить вам пассивный доход! В Совкомбанке есть линейка вкладов с гибкими условиями — вы сможете подобрать подходящий вариант. Высокая ставка убережет деньги от инфляции и поможет быстрее накопить на крупные покупки.
Подайте заявку онлайн!
Производственная травма
Это тот случай, когда объяснительная записка описательная, а не оправдательная. При этом составить ее необходимо, иначе человек рискует не получить выплату.
Часто документ нужен для установления несчастного случая на производстве: работник и свидетели случившегося подробно описывают произошедшие события.
На основании их позиции специальная комиссия принимает решение о выплате работнику: ее размер 100% среднего заработка на период временной нетрудоспособности до момента выздоровления или пока не будет признана стойкая утрата профессиональной трудоспособности.
Важно! Несчастный случай должен произойти в рабочее время и при исполнении должностных обязанностей. Если что-то случилось дома, что отражено в объяснительной записке, выплату не начислят.
Срок хранения объяснительных записок
Про срок хранения непосредственно «объяснительных записок» в приказе Росархива ничего не пишут. Зато есть докладные и служебные записки:
- о нарушениях трудового распорядка хранят 1 год;
- о дисциплине труда хранят 3 года.
Что такое рабочее время и нормированный рабочий день
- Объяснительная записка — рассказ работника работодателю о произошедшем событии и его причинах (например, неявке на работу).
- Документ бывает двух видов: описательный и оправдательный.
- Составлять объяснительную записку — это право сотрудника. А вот работодатель обязан запросить письменные объяснения, чтобы потом привлечь работника к ответственности.
- Работнику на подготовку ответа дают не меньше двух рабочих дней, а взыскание применяют в течение месяца. Перед запросом объяснений сотрудника знакомят с актом о нарушении трудовой дисциплины.
- Объяснительная записка помогает работнику, особенно если он не виноват в нарушении.
- Закон не предъявляет требований к структуре объяснительной записки. Такие требования могут быть в ЛНА организации. Обычно структура документа включает вводную, описательную, мотивировочную и просительную части и приложения.
- При составлении объяснительной записки пишите по существу, излагайте достоверные сведения, не перекладывайте вину и не допускайте ошибок в оформлении.
По личному опыту автора, организации редко запрашивают объяснительные. В основном вопросы с опозданиями и другими нарушениями решают с помощью устных замечаний. А еще не надо бояться говорить руководителю, что не справляетесь со своими обязанностями по не зависящим от вас причинам.
Лучше работодатель будет понимать, что вы не успеете сдать проект в срок, заранее, чем потом в экстренном порядке искать выход из сложившейся ситуации.
Ну и в заключение мы предлагаем для наших читателей образец объяснительной записки.
Работник не пишет объяснительных и не признает своей вины
Работник регулярно нарушает трудовую дисциплину, не исполняет трудовые обязанности. Но на все у него есть отговорки, никогда не признает своей вины и отказывается писать объяснительные записки по поводу своих проступков.
- восстановление работника на работе (через суд или с помощью трудинспекции),
- взыскание работником с работодателя среднего заработка за вынужденный прогул, расходов на адвоката (юриста, иного представителя),
- взыскание работником с работодателя компенсации за моральный ущерб,
- удар по репутации директора, кадровой службы, юридической службы компании,
- удар по трудовой дисциплине в компании,
- потерянное время сотрудников на инициированные работником «разборки» — суд и проверки трудинспекции, прокуратуры,
- штраф и иные расходы в случае выявления нарушений трудового законодательства при проверке инспекции. (Во время проверки могут обнаружить нарушения как связанные с увольнением, так и не связанные с ним, но тоже нарушающие трудовое законодательство. Это может повлечь штрафы, возмещения и т.п. Если инспектор обнаружит, что работников уволили в принципе законно, но не выплатили им компенсацию за неиспользованный отпуск, не выплачивали больничные, недоначислили положенные премии и надбавки, то работодателя обяжут все доплатить, произвести с доплаченных сумм необходимые отчисления в налоговые органы, в фонды.).
Автор ответа на вопрос: Редакция электронной библиотеки «Пакет кадровика».
- трудовые отношения
- неисполнение трудовых обязанностей
За прием на работу без военного билета будут штрафовать на 100 тыс. рублей
Команда «Клерка» подготовила для вас вебинар , где подробно расскажем:
✅ Новые правила воинского учета с 1 октября 2024 года.
✅ Реестр воинского учета.
✅ Обязанности по ведению воинского учета в организации.
✅ Заполнение карточки гражданина, подлежащего воинскому учету.
Бонус для всех участников: образцы документов для работодателей.
Госдума: производителям детских товаров одобрили льготный НДС
Госдума одобрила расширение списка детских товаров, облагаемых НДС по льготной ставке. Этот законопроект направлен на поддержку и повышение конкурентоспособности производителей товаров для детей.
У ИП не принимают корректировочное уведомление на НДФЛ с кодом, рекомендованным ФНС
Вместо того, чтобы в уведомлении на аванс по НДФЛ поставить код периода – 2 квартал 2024 года (34/02), бизнесменам пришлось по рекомендации ФНС ставить код – 4-ый месяц 2-го квартала (31/04). Первичное уведомление с таким кодом ушло, а отправить уточненку уже не получилось.
Курсы повышения квалификации для бухгалтера с дипломом
Как написать объяснительную грамотно, чтобы смягчить наказание?
Как и в каких выражениях, с помощью каких стилистических приемов языка можно написать объяснительную для избежания / смягчения наказания по ней?
бонус за лучший ответ (выдан): 5 кредитов
комментировать
в избранное
11 ответов:
Лимпо пусик [3.4K]9 лет назад
Во-первых не называйте ее объяснительной, пишите пояснение по факту такому-то (например пояснения по моему опозданию на работу 29.04.14). Во-вторых работодатель когда просит написать объяснительную делать должен это в письменном виде и по закону у вас есть 2 дня, чтобы ответить, не пишите сразу, все обдумав можно сформулировать все очень грамотно.В третьих не надо лишних эмоций, все должно быть лаконично, вы же не письмо любимому человеку пишете. Все должно свестись к минимуму вашей вины, но все же к ее признанию, не ошибается тот кто ничего не делает.
И в конце добавляете , что вы учтете допущенные ошибки в работе и не будете их допускать в дальнейшем. И удачи вам.
автор вопроса выбрал этот ответ лучшим
комментировать
в избранное ссылка отблагодарить
Penzi onero chka [56.6K]
9 лет назадСтилистика и выражения вряд ли помогут, если дошло до требования писать объяснительную. А вот облегчить участь можно, но только никакие цветистые выражения опять же вряд ли помогут, а помогут выверты, когда ты вроде бы виноват теоретически, а практически виноват-то не ты, а мастер, директор, профсоюз и т.д. — главное умело перевести стрелки на другого. Лучше в начале признать факт нарушения, но потом изложить объяснительную так, что в этом нарушении не вы виноваты, а всякие, от вас не зависящие внешние силы (транспорт, если опоздали; качество заготовок или инструмента, если брак допустили).
А уж если вы исхитритесь переложить с больной головы на здоровую, т.е. на администрацию предприятия, то наказание явно будет чисто формальным. А уж как это сделать — ориентируйтесь по ситуации. Брак допустили — нет входного контроля за качеством поступающих на завод заготовок или станок до такой степени изношен, что работать на нем невозможно и работает он буквально чудом(но чудо это не без вашей помощи), если опоздали, то можно намекнуть, что такой серьезной организации, как ваша, неплохо было бы организовать доставку работников служебным транспортом, как это делают ваши конкуренты, тогда не будет опозданий и повысится производительность труда.
Вообщем, подходите творчески к этому процессу и в следующий раз лучше до требования писать объяснительную ситуацию не доводите.
Как правильно написать объяснительную записку? Советы юриста, которые помогут защитить свои права на работе
На рабочем месте может случиться всякое, и далеко не всегда виновником происшествия является сотрудник. Объяснительная записка — это способ изложить свою точку зрения на возникшую проблему и этим при необходимости защитить свои права. О том, в каких случаях пишется объяснительная записка, как привести аргументы в свою пользу и возможен ли отказ от объяснительной, — в материале «Ленты.ру».
Что такое объяснительная записка?
Объяснительная записка — это документ, в котором сотрудник объясняет причины инцидента, произошедшего на рабочем месте. Она нужна, чтобы выяснить, кто виноват, и нужно ли применять наказание к провинившемуся сотруднику.
Юрист и профессиональный медиатор Людмила Зайцева в беседе с «Лентой.ру» отметила, что не нужно отказываться от предоставления пояснительной записки, иначе руководство может наложить дисциплинарное взыскание, не рассмотрев точку зрения сотрудника на возникший инцидент. В дальнейшем, при возникновении трудового спора по поводу этого дисциплинарного взыскания, работнику будет трудно доказать свою правоту в суде.
Если случилось так, что работник, например, опоздал на работу, либо было иное нарушение дисциплины труда с его стороны, либо произошел какой-то другой рабочий инцидент, сотрудник с помощью объяснительной записки может пояснить своему начальнику, почему это произошло
Людмила Зайцева юрист, профессиональный медиатор
Эксперт добавила, что объяснительная записка — это не просто письменный рассказ о произошедшем. Это документ, который может спасти сотрудника от незаконных действий работодателя. Поэтому крайне важно правильно составить объяснительную и привести аргументы в свою пользу.
В каких случаях пишется объяснительная записка?
Письменное объяснение, по словам Зайцевой, может потребоваться в ряде случаев, когда сотрудник нарушает трудовое законодательство.
В каких случаях может потребоваться объяснительная записка:
- отсутствие на рабочем месте;
- опоздание на работу или ранний уход без согласования с начальством;
- присутствие на работе в состоянии опьянения;
- невыполнение сотрудником своих трудовых обязанностей или выполнение их в неполном объеме;
- невыполнение поручения от руководства, которое не входит в перечень основных обязанностей сотрудника;
- нарушение техники безопасности на рабочем месте, закрепленной соответствующим нормативным актом;
- другие нарушения трудового законодательства.
Каждый конкретный случай нарушения трудового законодательства рассматривается в индивидуальном порядке. Например, чтобы обвинить сотрудника в том, что он пришел на работу нетрезвым, нужно медицинское заключение. Если для опоздания или отсутствия на рабочем месте есть уважительная причина, то, предоставив подтверждающие документы, сотрудник также может избежать наказания.
Практические случаи применения объяснительной записки
Ситуация 1. У Дмитрия в 8 утра прорвало трубу в квартире, а в 9:30 он уже должен был быть в офисе. На работе начальник попросил его написать объяснительную, так как Дмитрий в итоге опоздал на два часа. К объяснительной записке сотрудник приложил копию акта о заливе квартиры, таким образом доказав, что потоп действительно был, и произошел он не по его вине.
В результате начальник принял во внимание обстоятельства и не стал применять дисциплинарное взыскание по отношению к Дмитрию.
Ситуация 2. У Марии на работе произошел конфликт, который перерос в драку. Женщина нанесла своей оппонентке легкие травмы. В ходе разбирательств начальник заподозрил, что Мария пришла на работу в состоянии алкогольного опьянения.
Для того чтобы это доказать, на предприятие вызвали нарколога, который вынес подтверждающее заключение.
Сама Мария свою вину отрицала. В объяснительной записке она заявила, что вообще не пьет и что инициатором конфликта была другая сотрудница. Оппонентка, в свою очередь, написала, что Мария действительно была пьяна и первая полезла в драку.
Приняв во внимание показания обеих сторон, а также подтверждение нарколога, начальник Марии принял решение ее уволить.
Как работник узнает, что должен написать объяснительную?
Работодатель имеет право потребовать объяснительную записку, обратившись к подчиненному как в устной, так и в письменной форме. Конечно, лучше, если уведомление работника о необходимости предоставить объяснительную будет письменным — оно послужит доказательством того, что просьба действительно была составлена и передана сотруднику.
Также в письменном уведомлении может быть отмечен дедлайн — крайний срок, когда нужно предоставить записку. По закону, сотрудник должен написать объяснительную в течение двух рабочих дней, однако начальник может дать ему больше времени на составление записки.
рабочих дня
составляет срок предоставления объяснительной для сотрудника согласно российскому законодательству
Людмила Зайцева добавила, что если работодатель не дает положенное время на подготовку записки, например, просит ее уже на следующий день, то дисциплинарное наказание сотрудник сможет оспорить уже только на этом основании.
Единого образца письменного уведомления о даче объяснительной нет. Руководитель может составить его в свободной форме, главное, чтобы документ включал необходимую информацию.
Какую информацию необходимо указать в уведомлении для сотрудника:
- название компании или предприятия;
- фамилию, имя и должность сотрудника;
- суть проблемы, какое нарушение необходимо объяснить;
- просьбу предоставить объяснительную;
- подпись руководителя и дату отправки уведомления.
Такой документ можно вручить сотруднику лично, отправить по почте или зачитать вслух при специально созванной комиссии.
Какие есть виды объяснительных записок?
Объяснительная записка бывает двух видов — оправдательная и поясняющая действия других лиц.
Оправдательная записка
Оправдательная записка пишется в тех случаях, когда сотруднику нужно объяснить свое отсутствие на рабочем месте, бездействие в течение рабочего дня и другие собственные нарушения — прогулы, нетрезвое состояние, причинение материального ущерба компании или предприятию.
Объяснение действий других лиц
Такая объяснительная записка составляется, если в инциденте замешаны несколько человек и непонятно, кто из них виноват. В таком случае каждый сотрудник должен подробно описать, что произошло и кто за что отвечал. Руководитель сам проанализирует показания работников и сделает вывод о том, кого наказать.
Как правильно составить объяснительную записку?
По словам Людмилы Зайцевой, специальных требований к объяснительной записке в законодательстве тоже нет. Документ составляется в письменной форме, адресатом объяснительной обычно выступает директор компании или предприятия. Если речь идет о большой корпорации, писать объяснительную лучше своему непосредственному руководителю.
При составлении объяснительной лучше придерживаться некоторых правил.
Правила составления объяснительной записки:
- текст записки должен быть написан в официально-деловом стиле;
- информация об инциденте должна быть правдивой;
- в записке обязательно нужно указать дату оформления и поставить личную подпись с расшифровкой. Без этого записка не может считаться действительной.
Людмила Зайцева также советует придерживаться некоторых рекомендаций, чтобы объяснительная записка помогла обернуть ситуацию в пользу сотрудника.
Как написать объяснительную так, чтобы руководитель встал на вашу сторону?
1. Излагайте суть и причины произошедшего коротко, ясно и без лирических отступлений. Опишите ситуацию максимально полно, чтобы не оставлять места для дополнительных толкований. Не допускайте орфографических ошибок.
2. Если ссылаетесь на какой-то факт, то постарайтесь его подтвердить приложенным к пояснительной записке документом. Это могут быть пояснения свидетелей, фотографии либо видеоматериалы.
Например, если работник опоздал в связи с тем, что его квартиру залили соседи сверху, в объяснительной записке лучше не только письменно описать ситуацию, но и приложить справку из управляющей компании о прорыве трубы по данному адресу. Если опоздание связано с ДТП, прилагаются копии документов из ГИБДД, и так далее
Людмила Зайцева юрист, профессиональный медиатор
3. Не стоит винить в произошедшем коллег, опишите только те объективные обстоятельства, о которых известно вам. Свою вину лучше честно признать.
4. Объясняя произошедшее, не упоминайте о каких-либо компрометирующих обстоятельствах, не ухудшайте свое положение. Например, некоторые ситуации, в том числе факт отсутствия на рабочем месте, можно объяснить просто «личными обстоятельствами».
5. Если инцидент произошел на технически сложном производстве, то можно указать, какой отдел может внести ясность в произошедшее.
6. Объяснительную записку подготовьте в двух экземплярах. Один передайте руководителю в положенные сроки, второй сохраните на случай возникновения спора.
Пример объяснительной записки
При написании объяснительной записки лучше соблюдать определенный порядок и расположение текста.
1. В верхнем правом углу укажите ФИО и должность адресата — директора компании или непосредственного руководителя.
2. Под адресатом укажите свои ФИО и должность.
3. Ниже по центру укажите название документа «объяснительная записка» (пишется со строчной буквы).
4. Далее следует основная часть — изложите ситуацию, учитывая описанные выше рекомендации. Обязательно опишите причины, место и время возникновения инцидента. Постарайтесь привести аргументы в свою пользу.
5. В самом конце должна быть личная подпись с расшифровкой и дата составления записки.
Образец
Генеральному директору ООО «Компания»
И. И. Иванову
от старшего продавца
Петрова Петра ПетровичаЯ, Петров Петр Петрович отсутствовал на рабочем месте 1.11.2023 по причине того, что в моем доме прорвало трубу и затопило квартиру. Большое количество времени ушло на ожидание специалиста и установление причин аварии. В результате выяснилось, что трубу прорвало по вине управляющей компании.
Соответствующее заключение от специалиста прилагаю в качестве доказательства.
2 октября 2024 года
Сколько хранится объяснительная записка?
Как уже было сказано, работодатель обязан дать сотруднику на составление документа срок в течение двух рабочих дней. В этот срок не входят дни отпуска и пребывания на больничном.
За положенное время на составление записки начальство не имеет права назначать сотруднику наказание. Срок хранения объяснительной зависит от ее содержания.
За нарушение внутреннего трудового распорядка объяснительная записка хранится не менее года. Если документ подтверждает факт коррупции, он хранится более длительное время
Какое решение может принять работодатель?
После получения объяснительной работодатель, принимая во внимание указанные обстоятельства, решает, что делать с автором записки. Он может простить сотрудника за ошибку или признать его невиновность, если в записке указаны уважительные причины.
Согласно статье 192 Трудового кодекса РФ, за доказанное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей работодатель имеет право назначить дисциплинарное взыскание. Серьезный проступок может привести даже к увольнению.
Какое дисциплинарное взыскание может получить сотрудник:
- замечание;
- выговор;
- увольнение.
Приказ о дисциплинарном взыскании составляется в течение 30 дней со дня, когда выявили нарушение. После этого работодатель обязан предоставить документ работнику для ознакомления и подписи.
Если работник будет не согласен с наложенным на него дисциплинарным взысканием, то он может, имея на руках объяснительную, оспорить действия работодателя в суде, трудовой инспекции, прокуратуре
Людмила Зайцева юрист, профессиональный медиатор
Эксперт добавила, что для применения дисциплинарного взыскания работодатель должен учесть тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен. Здесь объяснительная записка играет очень важное значение, заключила юрист.
Что будет, если сотрудник откажется предоставлять объяснительную?
Отказ сотрудника предоставить объяснительную записку, скорее всего, будет восприниматься как признание вины. То есть объяснительная может помочь избежать дисциплинарного взыскания, а вот если ее нет — работодателю ничто не помешает наложить санкции, к тому же еще более серьезные.
Писать или не писать объяснительную записку — личный выбор сотрудника.
Если сотрудник все же не собирается писать объяснительную, то он должен будет подписать составленный отделом кадров предприятия акт об отказе. Это документ, который подтверждает, что работодатель предоставил право дать объяснение и работник сам от него отказался.
Отказ от написания объяснительной записки можно составить только после истечения двух рабочих дней, отведенных на ее предоставление.
От объяснительной лучше не отказываться и изложить в записке все обстоятельства произошедшего, приложив необходимые документы
Людмила Зайцева юрист, профессиональный медиатор
Юрист подчеркнула, что от содержания объяснительной записки зависит дальнейшая судьба самого сотрудника и его коллег, если они также оказались причастны к инциденту. Таким образом важно ответственно отнестись к составлению документа, чтобы не допустить возможного нарушения прав со стороны работодателя.
Как писать объяснительную на работе
От опозданий и других мелких нарушений дисциплины на работе никто не застрахован. Обычно в такой ситуации руководство просит написать объяснительную.
специалист по кадровой работе
Я расскажу, как сделать это правильно — так, чтобы и отношения с начальником не испортить, и работу не потерять.
Что такое объяснительная записка
Объяснительная записка — это документ, в котором работник объясняет руководителю, почему на рабочем месте возникла та или иная ситуация.
Чаще всего она связана с проступками работника — например, прогулял, опоздал или потерял важные документы.
А бывает и так: отчет вовремя не сдан, потому что коллега прогулял и не предоставил данные. В этом случае объяснительная поможет руководству разобраться, кто виноват на самом деле. И грамотно составленная объяснительная записка помогает избежать ответственности или смягчает ее.
Если отказаться писать объяснительную, обычно это означает, что работник признает вину, а это обычно приводит к дисциплинарному взысканию или даже увольнению.
Юридическое значение. Порядок, как требовать объяснения с работника, есть в трудовом кодексе: если работодатель считает, что работник в чем-то виноват, сразу наказывать его нельзя. Надо предложить письменно объяснить причины произошедшего — именно для этого и нужна объяснительная записка.
Работнику дают не менее двух рабочих дней, чтобы ее подготовить.
Если два дня прошло, а работник так и не представил объяснительную, об этом составят акт. После этого можно наказывать. Работодатель имеет право наказать работника дисциплинарным взысканием, например замечанием, выговором или даже увольнением.
Получается, что объяснительная тесно связана со взысканиями. Но если отказаться писать объяснительную, от взыскания это не спасет.
Когда работодатель получил объяснительную или отказ работника писать ее, у него есть два варианта.
Первый — понять и простить работника. Такое случается редко, но бывает. Например, работник приведет уважительные причины, которые объяснят проступок.
Или начальник перестанет сердиться и решит его не наказывать. Наложить дисциплинарное взыскание — право руководителя, а не обязанность.
Второй вариант — в течение месяца со дня, когда проступок обнаружат, издать приказ о дисциплинарном взыскании. С таким приказом нужно ознакомить работника под подпись в течение трех рабочих дней со дня издания. Работник может отказаться с ним знакомиться, но приказ все равно будет действительным.
Дальше работник либо соглашается с приказом, либо обжалует его в государственной инспекции труда или в суде.
В трудовую инспекцию есть смысл обращаться, когда нарушена процедура взыскания — расскажу об этом дальше. Если же работник не согласен с нарушением, за которое его наказали, но процедура соблюдена, обжаловать взыскание можно только в суде.
В каждой организации есть вот такая папка: в ней хранятся объяснительные работников
Зачем пишут объяснительную записку
Объяснительная — это способ оправдаться перед руководством. Даже в самых, казалось бы , сложных случаях это может помочь. Как это работает — объясню на примерах.
Допустим, менеджер Петров опоздал на работу. Это заметил начальник и потребовал объяснений.
Петров может отказаться — за сам отказ его не накажут. Но подождут два рабочих дня и накажут уже за опоздание: объявят выговор или замечание. Сказать потом в суде, что наказывать без объяснительной было нельзя, не получится, ведь у Петрова была возможность ее написать.
А то, что он по собственной воле отказался, не оправдание.
На мой взгляд, отказ — не лучший вариант. Это выглядит как конфронтация сотрудника с руководством. И руководству непонятна не только причина, но и то, что работник собирается делать потом — вдруг он и дальше собирается опаздывать.
Петров может поступить по-другому . Например, написать в объяснительной так:
- Иван Петрович, я проспал, поэтому не успел на работу вовремя. Больше такого не повторится.
Работника, скорее всего, накажут: причина опоздания неуважительная. Но даже такая объяснительная лучше, чем никакой. Начальник видит, что работник осознает свою неправоту, не уходит в оппозицию и готов исправиться.
Но объяснительная может быть и такой:
- 10.02.2023 я действительно явился на рабочее место с опозданием на 1 час. Причина: в моем подъезде прорвало трубу отопления, подъезд залило кипятком и выйти из квартиры было невозможно.
- Поскольку я опоздал по независящим от меня причинам, прошу не применять ко мне дисциплинарное взыскание. Справку из управляющей компании о прорыве трубы прилагаю.
В этом случае наказать человека уже сложнее: он опоздал по уважительной причине. Работодатель должен проверить информацию: если она подтвердится, работника не накажут, поскольку основания для взысканий нет.
Даже если начальник не примет доводы сотрудника и решит его наказать, при наличии такой объяснительной и справки приказ будет проще обжаловать в трудовой инспекции и в суде.
Когда могут потребовать объяснений от сотрудника. Писать объяснительную — это право работника. Он может им воспользоваться, а может и отказаться.
А вот потребовать от работника объяснительную — обязанность работодателя, и отказаться от нее работодатель не может. Без этого нельзя издать приказ о дисциплинарном взыскании или удержать деньги из зарплаты работника.
Но в жизни объяснительную требуют при любом нарушении на работе. Причем требовать могут не только с виновного, но и со свидетелей происшествия, очевидцев или с непосредственного руководителя виновного.
Например, водитель приехал в гараж на поврежденном автомобиле. Начинают собирать объяснительные у всех: у водителя, пассажиров, начальника гаража. При этом, возможно, руководство знает, что водитель не виноват, — ДТП произошло по вине другого водителя.
Но объяснительные нужны, чтобы подтвердить невиновность водителя и не взыскивать с него деньги за ремонт.
Особенность объяснительной — ее требуют до того, как наказать человека. И не факт, что в результате накажут. Бывает, что руководство удовлетворяют пояснения и приказ о дисциплинарном взыскании не издают.
Давать объяснения — это не обязанность работника. Отказаться от дачи объяснений может любой. И у работодателя нет права обязать работника давать письменные пояснения.
Работодатель — не следователь, а объяснительная — это не показания на допросе.
Все о работе и заработке
Как сменить профессию, получать больше и на чем заработать. Дважды в неделю в вашей почте
ПодписатьсяВаша почта будет в безопасности. Детали — в политике конфиденциальности
Виды объяснительной
На практике есть всего два вида объяснительных записок. В законе они не закреплены, но в реальной жизни их пишут всего в двух ситуациях.
Оправдательная. В ней работник поясняет причины своего бездействия или неправильных действий.
Пояснения или описание действий других лиц. Такую объяснительную пишут, если виновников проступка несколько и работодателю непонятно, кто из них виноват в произошедшем. В этом случае всех участников просят написать, что происходило, кто и что делал.
Написанное анализируют — и уже после этого делают выводы о виновности или невиновности участников.
Объяснительные могут попросить не только у участников происшествия, но и у свидетелей. Это не значит, что их собираются наказать, просто работодатель старается выяснить полную картину произошедшего.
Уведомление работника о даче объяснения
Часто бывает такая ситуация: начальник врывается в кабинет и заявляет работнику: «Пиши объяснительную!» В этом случае нарушен порядок уведомления работника.
Даже если он напишет объяснительную и его потом обоснованно накажут, он сможет оспорить взыскание в суде. И велика вероятность, что наказание отменят. Суд может решить, что работодатель нарушил порядок привлечения к дисциплинарной ответственности.
На самом деле наказать работника правильно, по закону и так, чтобы он не смог потом оспорить взыскание в суде, не так-то просто. Процедура наказания прописана в трудовом кодексе, работодатель должен соблюсти все формальности.
Но так бывает не всегда: часто руководители действуют исходя из собственных соображений о дисциплинарных взысканиях. Это работает, но только до тех пор, пока один из наказанных не обратится в суд или в трудовую инспекцию. Там начинают проверять все, в том числе соответствовала ли процедура формальным требованиям трудового кодекса.
И если работодатель хоть что-то пропустил — велик шанс, что взыскание отменят, а работник потом получит право на возмещение ущерба.
Поэтому в интересах любого работника — знать обо всех формальностях. Если начальник что-то сделает не по закону, шанс оспорить взыскание увеличивается. С точки зрения закона работодатель должен соблюдать следующий алгоритм:
- Составить акт о нарушении. В акте зафиксировать время нарушения и его суть — что именно произошло. А еще перечислить всех участников событий.
- Потребовать от работника написать объяснительную. Для этого человеку вручают уведомление под подпись, в котором указывают срок, минимум два рабочих дня, дату, место и время представления объяснительной. Если работник отказывается подписать уведомление, это при двух свидетелях фиксируют в самом документе или отдельном акте.
- Подождать объяснительную минимум два рабочих дня, даже если работник сразу отказался ее представить. За это время он может передумать, изучить свою должностную инструкцию и другие локальные нормативные акты или даже проконсультироваться с юристами. Торопить работника нельзя. Издавать приказы или распоряжения о наказании в течение этих двух дней тоже нельзя — их потом можно с легкостью оспорить из-за нарушения процедуры.
- Если работник подготовил объяснительную — ее рассматривает руководитель.
- После рассмотрения издают приказ о взыскании или не издают его. Это решает руководитель.
- С момента составления акта о нарушении до дня издания приказа не должно пройти больше одного месяца. В этот срок не входит отпуск или болезнь виновника. Если прошло больше месяца — приказ о взыскании также можно оспорить.
Если хотя бы один пункт в этом алгоритме пропущен — шансы оспорить взыскание увеличиваются.
Но бывают ситуации, когда работник знает, что его накажут или уволят, и всячески уклоняется от ознакомления. А потом, когда его все же увольняют, — идет в суд и заявляет, что его права нарушены.
Такая тактика работает не всегда. В этом случае работодатель имеет право уведомить работника любым доступным способом: телеграммой, смс, сообщением в мессенджере или заказным письмом с уведомлением о вручении.
Вот пример из суда. Мужчина прогулял работу. Его уволили, и он пошел в суд.
Он считал, что, раз работодатель не требовал у него объяснительную, можно претендовать на восстановление на работе и оплату вынужденного прогула. И компенсацию морального вреда он тоже попросил.
В суде выяснилось, что после прогула мужчина перестал появляться на работе, и его хотели уведомить о необходимости дать объяснения телеграммой. Правда, он не стал получать телеграмму, но вручить ему ее пытались.
Суд решил, что работодатель все сделал правильно. В трудовом кодексе сказано, что уведомлять работника обязательно, а вот в какой форме это делать — не сказано. И если человек на работу не является — можно сделать это и телеграммой.
А то, что он не захотел ее получать, — не проблема работодателя. Свои обязанности он выполнил. Увольнение мужчины признали законным, никакой компенсации он не получил.
Правила составления объяснительной
Форма. Единой установленной законом формы для объяснительной нет. Она может зависеть от ситуации.
Но, как правило, ее составляют коротко и сухо, ограничиваясь изложением фактов и обстоятельств.
Структура текста. Я рекомендую составлять текст объяснительной так:
- Укажите полное наименование должности руководителя и наименование организации, например «генеральному директору ООО „Рога и копыта“ Петрову В. В.». Если работодатель — ИП, укажите его ФИО.
- Укажите автора объяснительной — полностью напишите свою фамилию, имя, отчество и должность.
- Название документа — «объяснительная».
- В некоторых случаях можно указать место составления документа. Иногда это важно — например, если работник находится на больничном и пишет объяснительную не на рабочем месте, а дома.
- Изложите обстоятельства нарушения и причины, по которым оно произошло, место и время.
- Опишите свою роль в нарушении: что делали, почему и чем руководствовались.
- Укажите последствия нарушения. Это важно: иногда их отсутствие или небольшая тяжесть смягчает наказание. Например, если важный документ потеряли безвозвратно — это может привести к серьезным убыткам. А если этот документ потеряли, но быстро нашли, — последствий нет, значит, и взыскание может быть мягче.
- К чему это привело.
- В конце обязательно поставьте подпись и укажите дату написания.
В результате получится примерно такой документ:
Автора решили не наказывать, да и объяснительных у нас на самом деле не требуют. А если вы захотите использовать эту объяснительную как шаблон — можете скачать ее по этой ссылке
Формулировка причины. Объяснительные пишут не только из-за нарушений. Например, в тексте работник может указать так:
- Я написал объяснительную по устному указанию мастера производственного участка.
Если взыскание по мотивам такой объяснительной, будут оспаривать в суде, работодатель может оказаться в неприятной ситуации. Особенно если не сможет подтвердить, что письменно уведомлял работника о необходимости написать объяснительную.
А если в объяснительной написано по-другому — все в порядке.
- Объяснительная подготовлена на основании приказа директора предприятия о проведении служебной проверки.
Обязательные реквизиты. В законе их нет. Но это не значит, что писать можно что и как угодно.
Документ составляют по общим правилам делопроизводства вашей организации или ИП. Проще всего узнать эти правила в отделе кадров, секретариате или в канцелярии. Но в любом случае нужно указать следующее.
Адресат объяснительной — как правило, это руководитель организации или человек, который по своим должностным обязанностям вправе принять решение о наказании.
Приложения — любые документы, которые подтверждают доводы работника. Это могут быть справки — например, о болезни, травме или о ДТП. В некоторых случаях они могут подтвердить, например, что опоздание или прогул произошел не по вине работника.
А еще это может быть постановление о возбуждении уголовного дела или справка из травмпункта — если работник стал жертвой преступления. В этом случае тоже можно избежать наказания.
А вот прикладывать к объяснительной документы, подтверждающие собственную вину, работник не обязан: статья 51 Конституции, позволяющая не свидетельствовать против себя, работает и в этом случае.
Сроки написания
На написание объяснительной работнику обязаны дать минимум два рабочих дня. В этот срок не входит период отпуска и болезни.
Как это работает — проще объяснить на примере. Например, работника попросили написать объяснительную сегодня, а с завтрашнего дня у него отпуск по графику. Торопиться в этом случае не стоит — можно спокойно уйти в отпуск, отгулять его, а после выхода останется еще два дня — их как раз хватит для того, чтобы написать объяснительную.
Иногда бывает так: работник в отпуске, а начальник требует срочно явиться, чтобы написать объяснительную. Чтобы все было по закону, работника должны приказом отозвать из отпуска — хотя бы на один день.
Какие советы вы дадите работникам, которым надо оформить объяснительную
Писать объяснительную нужно лишь в тех случаях, если работодатель запросил у вас объяснения или у вас есть доказательства того, что инцидент произошел ввиду обстоятельств непреодолимой силы, не по вашей вине.
Будьте осторожны, ведь этим документом вы подтверждаете, что не справились со своими прямыми обязанностями или нарушили трудовую дисциплину. Если доказательств вашей невиновности будет мало, то на вас могут наложить дисциплинарное взыскание по ст. 192 ТК: замечание или выговор, что может в будущем привести к увольнению «по статье».
Имейте в виду: на оформление объяснительной работнику отводится двое суток. Если работодатель не даст вам времени на подготовку документа, вы можете оспорить дисциплинарное взыскание (см. ст.
193 ТК).
Если же руководитель не требовал объяснений, то подавать объяснительную по личной инициативе не стоит. Зачем вам лишние проблемы?
Вы также вправе отказаться от написания объяснительной (например, если у вас нет доказательств своей невиновности), о чем будет составлен акт. Но имейте в виду: если работодатель решит применить дисциплинарное взыскание при подтверждении факта вашей вины, то ему ничто не помешает это сделать.
В каком стиле: можно ли писать от руки, что полезно приложить к записке
Объяснительную можно составить в произвольной форме. При заполнении документа используют официально-деловой стиль речи. К записке можно приложить справки, больничные листы и прочие документы, которые подтвердят вашу невиновность.
Чем больше доказательств у вас будет, тем лучше: тогда у работодателя просто не останется оснований для дисциплинарного взыскания.
При оформлении записки нужно соблюдать определенные правила:
- в документе должна отсутствовать просторечная лексика;
- изложенная информация должна быть достоверной.
Записку составляют от имени провинившегося сотрудника. Без даты и подписи она считается недействительной.
Поделитесь шаблоном «идеальной объяснительной»
«Идеальных» шаблонов в природе не существует. Чаще всего объяснительную пишут за опоздание на работу или прогул. В таком случае стоит изложить причину.
Главное – это конкретика.
Например: Я опоздал на работу 23.08.2022 года на 1 час по причине поломки и ремонта собственного автомобиля. Копии документов из ГИБДД прилагаю.
Важно! Обязательно делайте ссылки на официальные документы (лист нетрудоспособности, справка от транспортной компании и так далее).
В объяснительной должны содержаться следующие сведения:
- должность руководителя;
- наименование организации;
- ФИО руководителя;
- должность и ФИО сотрудника;
- дата составления;
- наименование посередине – «Объяснительная записка»;
- объяснение ситуации;
- личная подпись с расшифровкой.
Если же речь идет об объяснительной о невыполнении трудовой функции или должностных обязанностей, то можно указать в записке:
- что у вас не было всех необходимых инструментов для работы;
- что вас не обеспечили оборудованием;
- что вы не смогли справиться с порученным заданием в виду отсутствия должностной инструкции или отказа в предоставлении данных со стороны других ответственных лиц.
Таким образом, необходимо отразить причины и обстоятельства события, указать на то, что вы невиновны, привести аргументы в свою пользу, а также приложить документы.
